Si estás comenzando un negocio, eres emprendedor o simplemente necesitas emitir tus primeras facturas, es normal tener dudas sobre cómo empezar a facturar electrónicamente, qué necesitas y qué datos debes solicitar a tus clientes.

La facturación electrónica forma parte de las obligaciones fiscales de muchas actividades económicas en México y actualmente los comprobantes fiscales se generan mediante CFDI versión 4.0.

La buena noticia es que comenzar a facturar no tiene por qué ser complicado. En esta guía te explicamos qué necesitas para facturar electrónicamente, qué información debes tener de tus clientes, cuáles son los pasos para emitir una factura y qué opciones tienes para hacerlo.

¿Qué necesitas para empezar a facturar?

Para saber cómo empezar a facturar electrónicamente, es importante contar con tu información fiscal y tener preparada la información que utilizarás para generar tus CFDI.

Entre los elementos que debes considerar están:

• Tu RFC.
• Tu nombre o razón social.
• Tu régimen fiscal.
• Fecha y lugar de expedición.
• Los datos fiscales de la persona o empresa a quien emitirás la factura
• La información de los productos o servicios que estás facturando.
• Los datos relacionados con el pago y los impuestos según correspondan
  • Formas de Pago
  • Método de Pago

¿Dónde puedo consultar mis datos fiscales?

Una de las formas más sencillas de verificar que tu información esté correcta es consultar tu Constancia de Situación Fiscal.

Esta información puede ayudarte a evitar errores al momento de configurar tus datos fiscales o registrar a tus clientes.

¿Qué datos necesito de mi cliente para hacer una factura?

Una de las principales dudas cuando quieres facturar por primera vez es qué información debes solicitarle a tu cliente.

Para una factura electrónica, el SAT señala como datos mínimos del receptor los siguientes:

• RFC
• Nombre o Razón Social
• Código Postal fiscal
• Régimen fiscal
• Uso del CFDI
• Método de Pago
• Forma de Pago

 

Es recomendable registrar la información exactamente como corresponde a los datos fiscales del receptor para reducir el riesgo de errores.

El SAT también aclara que el correo electrónico es opcional al generar una factura y que no se debe exigir información adicional a los datos fiscales necesarios para emitir el CFDI. Sin embargo, solicitar el correo electrónico es muy útil para hacerle llegar a tu cliente su factura.

¿Qué información del concepto debe incluir la factura electrónica?

Además de los datos fiscales del emisor y receptor, la factura debe incluir la información correspondiente a la operación.

Por ejemplo:

• Clave SAT 
• Descripción del producto o servicio.
• Cantidad.
• Unidad de medida.
• Valor unitario.
• Importe.
• Impuestos trasladados o retenidos, según corresponda.

También existen operaciones que requieren información adicional o complementos específicos. Por eso, dependiendo de tu actividad, es posible que una factura tenga necesidades particulares.

El SAT establece los elementos que deben considerarse para el llenado del comprobante.

Cómo empezar a facturar paso a paso

Aunque existen diferentes alternativas para generar CFDI, el proceso general puede resumirse en estos pasos.

1. Elige una herramienta para facturar

Antes de comenzar, una de las decisiones más importantes al aprender cómo empezar a facturar es elegir la herramienta que utilizarás para generar y administrar tus comprobantes.

El SAT cuenta con un servicio gratuito para generar facturas electrónicas CFDI 4.0. Este servicio puede utilizarse en línea y permite configurar los datos del emisor, del receptor, generar la factura y descargar el XML PDF respectivo.

También puedes utilizar una plataforma de un proveedor especializado en facturación electrónica cuando buscas una forma más amigable y ágil para la generación de tus comprobantes. Más información aquí.

2. Ten lista tu información fiscal

Verifica que cuentes con tus propios datos fiscales.

Esto incluye principalmente tu RFC, nombre o razón social, código postal y régimen fiscal.

3. Registra los datos de tu cliente

Captura los datos fiscales del receptor y verifica que correspondan con la información que te proporcionó.

Esto es especialmente importante porque los datos del receptor forman parte de la información fiscal del CFDI.

4. Registra el producto o servicio

Indica qué estás vendiendo o qué servicio estás prestando.

Aquí debes considerar aspectos como descripción, cantidad, unidad de medida, valor unitario e impuestos correspondientes.

También puedes necesitar identificar correctamente la clave del producto o servicio que corresponda a la operación. El SAT dispone de herramientas y catálogos para consultar esta información.

5. Define la información del pago

Dependiendo de la operación, tendrás que indicar información relacionada con la forma y el método de pago.

Por ejemplo, el CFDI debe señalar cuando corresponda si la operación se realiza en una sola exhibición o en parcialidades, así como la forma de pago que se utilizó, como tarjeta de crédito o transferencia interbancaria.

6. Genera y verifica tu CFDI

Antes de timbrar la factura de tu cliente, revisa que los datos fiscales y comerciales sean correctos.

Una vez generado el comprobante, obtendrás el XML, que es el archivo fiscal del CFDI, y podrás contar también con su representación impresa en PDF.

7. Entrega la factura a tu cliente

Finalmente, puedes enviar los archivos correspondientes a tu cliente para que conserve su comprobante.

Dependiendo de la plataforma que utilices, este proceso puede realizarse directamente desde el sistema.

¿Tengo que facturar desde el SAT?

Si estás investigando cómo empezar a facturar en México, probablemente te hayas preguntado si necesariamente debes hacerlo desde el portal del SAT.

No necesariamente. El SAT ofrece una herramienta gratuita para generar CFDI 4.0, pero también existen plataformas de facturación electrónica que permiten realizar este proceso de manera más sencilla y con funcionalidades adicionales.

La elección dependerá principalmente de la cantidad de facturas que generes y de las funciones que necesites.

Para alguien que emite pocas facturas ocasionalmente, una herramienta básica puede ser suficiente.

En cambio, si eres emprendedor, profesional o tienes un pequeño negocio y necesitas facturar de manera recurrente, puede resultar más práctico utilizar una plataforma diseñada específicamente para simplificar el proceso.

¿Qué debo buscar en una plataforma de facturación electrónica?

Al elegir una plataforma para facturar, no solo conviene revisar el precio. También es importante considerar qué tan fácil será utilizarla en tu operación diaria.

Algunos puntos que puedes revisar son:

• Facilidad de uso
• Acceso desde diferentes dispositivos
• Administración de comprobantes
• Envío de XML y PDF
• Funciones adicionales

Por eso, antes de contratar una plataforma, revisa que tenga las funciones relacionadas con el tipo de comprobantes que necesitas emitir.

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